Hoe zorg je dat financiële rapportages snel actueel inzicht geven op verschillende niveaus? Voor deze uitdaging stond de Europese tak van een internationale familie van werkmaatschappijen actief in de bouwsector. Advanced Programs ontwikkelde voor deze klant met Tableau een dashboard dat eenvoudig is in gebruik, maar snel uitgebreid inzicht geeft. Daarbij biedt het dashboard een goede basis om in de toekomst werkmaatschappijen direct inzicht te geven en analyses te laten maken. 

Klantvraag                      

Voor financiële rapportages gebruikte de organisatie voornamelijk Excel. Met de groei van de organisatie en daarmee de enorme groei van de data werd dit steeds complexer. Bovendien duurde het ontwikkelproces te lang en was de informatie te weinig flexibel. Hierdoor voldeden de rapportages niet langer aan de hogere kwaliteitseisen en boden ze te weinig inzicht in de financiële positie. Vraag aan Advanced Programs was om een self service BI dashboard te ontwikkelen waarin financiële data sneller, dieper en effectiever visueel aantrekkelijk gepresenteerd staat. Het dashboard moest de financiële gegevens weergeven op corporate en op werkmaatschappij niveau. Met het idee dat de werkmaatschappijen in de toekomst op ieder gewenst moment zelf inzicht kunnen hebben en analyses kunnen maken.

Aanpak

Eerst zijn met de klant de business requirements gedefinieerd. Welke inzichten en verbeteringen wil de business realiseren met het dashboard? Vervolgens zijn de gewenste specificaties vastgesteld. Wat moeten gebruikers kunnen doen met de informatie? Welke inzichten moeten zij hebben?. Daarna is het datamodel ontworpen. Hierin staat beschreven wat de structuur is van de databronnen en hoe deze met elkaar samenhangen. Dit is bijvoorbeeld belangrijk zodat je weet hoe de data vanuit de bronsystemen overgebracht kan worden. Op basis hiervan zijn de eerste prototypen van het dashboard ontwikkeld. Het concept kon zo snel bij de toekomstige gebruikers worden gevalideerd en aangepast aan hun wensen. Tot slot hebben we het dashboard ontwikkeld in Tableau en gepresenteerd in een Tableau server omgeving. Advanced Programs beheert deze omgeving. De klant heeft een aantal ‘champions’ binnen de organisatie benoemd die verantwoordelijk zijn voor de snelle en succesvolle uitrol.

Resultaten                                                     

  • Realisatie van een dashboard dat eenvoudig is in gebruik, maar uitgebreid inzicht geeft en voorziet in alle gewenste functionaliteiten, zoals de mogelijkheid om gebruikers verschillende rollen en rechten te geven.
  • Het dashboard heeft een corporate niveau en een werkmaatschappij niveau. Zo heeft de klant inzicht in de totale omzet en de omzet van bijvoorbeeld cement of distributie.
  • Stuurinformatie is direct inzichtelijk en voldoet aan de hoge kwaliteitseisen. Het MT kan de tijd nu besteden aan het interpreteren van de informatie en acteren op signalen.
  • Opleiding en coaching door het geven van aantal workshops voor de controllers en champions binnen de organisatie.
  • Het dashboard prikkelt de ambitie van de klant om ook andere data meer te gaan benutten en inzichten te gaan genereren op andere vlakken door middel van dashboards.

Inzichten

  • Betrokkenheid en samenwerking van commercie en IT is een kritische succesfactor.
  • Als je kiest voor een kort cyclische, Agile projectaanpak (in sprints), plan dan mensen in de organisatie vrij zodat zij dagelijks betrokken kunnen zijn.
  • Zorg dat je goed inzicht hebt in de opbouw en dynamiek van de data. Dit is van grote invloed op de performance van het dashboard.

Heeft u een vraag over Tableau of data visualisatie of wilt u weten wat data visualisatie voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Erwin Wolters, E: erwin.wolters@advancedprograms.nl of bel naar T: 088- 4000 2300.